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绩效辅导-绩效管理的生命线

  发表日期: 2010-9-2 11:42:16  查看评论( 0 )条 打印】【关闭】

         

 

  绩效管理是一个系统,拥有完善的流程,这个流程说起来很简单,第一步是绩效计划,制定绩效指标;第二步是绩效辅导;第三步是绩效考核和反馈;第四步是绩效诊断与提高。四个步骤非常清晰明了。

  就是这样简单的四个步骤,却经常被企业忽略,老板关注的是结果,而不重视绩效管理的过程;直线经理关注的是人力资源部要求他们做什么,比如什么时候填表,什么时候面谈,人力资源部提出要求了,直线经理才去做,否则,只当没有绩效考核这回事;员工关注的是经理给自己打了多少分,这些分数是否公平地评价了自己的业绩。

  实际上,我国企业在绩效管理工作上,仅仅做了第一个和第三个步骤,即设计考核指标,然后进行考核打分,很多企业连面谈都没有。为了考核而考核,这就违背了绩效考核的精神,实际上,填表打分只是绩效考核的过程,最终成果是要帮助员工改善绩效。而要做到这一点,直线经理有大量的工作要做,这些工作可以总结成为绩效辅导,就是非常重要的第二个步骤。可以说,绩效辅导是绩效管理的生命线,绩效考核之所以失败,很大程度上是因为绩效辅导这个环节没有做好。

  一、为什么要进行绩效辅导?

  当不进行绩效辅导或者实施了不恰当的绩效辅导时,员工的主观能动性和生产力将明显下降,绩效结果也会持续下降;而当实施了持续的绩效辅导,对员工的绩效提出了建设性的改善意见的时候,员工的绩效将大幅提高。

  试想,一个经理给员工设定了绩效考核指标,然后在过程中不管不问,任由员工自己发展,员工的绩效发生了问题,经理也不知道,即便知道了,也不去帮助改善。那么,等考核到来时,员工的绩效可能是经理想要的吗?或者说,经理对自己想要员工达成一个什么样的绩效水平能做到心中有数吗?

  换一个角度,如果经理和员工一起制定了绩效指标,并和员工沟通了如何达成绩效指标的行动计划,帮助员工分析了可能存在的障碍及需要的资源,在过程中,经理适时地与员工进行绩效沟通,把自己看到的事实以恰当的方式反馈给员工,让员工明白自己所处的位置,并及时做出调整。在这样的情况下,员工的绩效会是什么样?员工和经理对绩效结果的认同度是否会更高?

  二、员工何时需要绩效辅导?

  绩效辅导是需要时机的,什么时间进行绩效辅导效果更好,需要经理进行把握,下面是四个建议:

  首先,当员工需要征求你的意见时。例如员工向你请教问题或者有了新点子想征求你的看法时,你可以在这个时候不失时机地对员工进行辅导。

  其次,当员工希望你解决某个问题时。例如当员工在工作中遇到了障碍或难以解决的问题,希望得到你的帮助时,你可以传授给员工一些解决问题的技巧。

  再次,当你发现了一个可以改进绩效的机会时。例如当你发现某项工作可以用另外一种方式做得更快更好时,就可以指导员工采用这样的方法。

  最后,当员工通过培训掌握了新技能时,如果你希望他能够将新技能运用到工作中,就可以辅导他使用这种技能。

  三、如何进行绩效辅导?

  1.绩效辅导中的反馈技巧

  反馈是绩效辅导中最重要的技能,如何进行反馈,决定了你的辅导是否有效,决定了员工是否接收到你的反馈信息并运用到工作中。反馈包括正面的反馈和负面的反馈。

  正面反馈的要点:

  ● 让下属知道他的表现达到或超过对他的期望;

  ● 让下属知道他的表现和贡献得到了认可;

  ● 强化这种行为,增大这种行为重复的可能性。

  要求:真诚,具体

  “真诚”不用多讲,反馈的出发点是帮助员工改善绩效,因此它应该是友善的,合作的,可以通过恰当的语气和姿态让员工感受到。

  我们重点来看一下“具体”。凡事就怕具体,一旦要求具体地说明一个事情,很多人就犹豫起来,甚至开始左顾右盼了。很多时候,经理在反馈时并没有做好准备,就直接把话说出去了,这种做法会降低反馈的效果。以“小王的市场报告”为例:

  简单的反馈:“小王表现不错,非常敬业,最近连续加班,工作很卖力,辛苦了,接下来好好休息一下,调整调整”。

  具体的反馈:“小王,你最近工作很投入,为了编写市场分析报告,连续加了一周的班,现在你的报告在开会之前完成了,而且质量相当高,整个报告思路清楚,框架清晰,结构完整,特别市场分析和市场展望部分,紧密联系公司的实际,提出了相当棒的分析思路和解决办法,而且使用了几个比较实用有效的分析工具,这对我们下一步的市场会议起到了很大的帮助作用,我想这个工作对你个人的发展也是相当有帮助的,最近两天,别闲着,写个总结,提高一下自己。”

  第一种说法,会有一些效果,小王会感激领导对他的关心,觉得领导不错,但这种感觉不会持久,过后就忘记了。

  第二种说法,才是小王期待的,对工作本身的反馈才是员工愿意听到的,也是对员工最有帮助的。员工愿意听到概括性的表扬,更愿意了解经理对自己工作上的看法,当经理对工作的具体内容提出了针对性的看法时,员工才会真正受到激励。毕竟贡献不能停留在表面,所以正面反馈的时候,“具体”是一个关键词。

  总结一下,正面反馈的步骤:

  ● 具体地说明下属在表现上的细节;

  ● 反映了下属哪方面的品质;

  ● 这些表现所带来的结果和影响。

  负面反馈的要点:

  ● 具体地描述下属的行为

  要求:耐心,具体,描述相关的行为(所说、所做),对事不对人,描述而不是判断

  ● 描述这种行为所带来的后果

  要求:客观,准确,不指责

  ● 探讨下一步的做法

  要求:提出建议及这种建议的好处

  关于负面反馈,也有一个小示例:“小王醉酒”。

  判断式的反馈:“小王喝醉了酒来上班,还酗酒滋事,闹的公司鸡犬不宁”。

  描述式的反馈:“小王喝了酒,满身酒味,走路东倒西歪,碰倒了桌子,文件撒了一地,说话声音很大,引起了很多人的关注”。

  这两种说法是一个意思吗?是。显然,第一种是判断,小王喝了酒,至于醉没醉,谁也不知道,而且生活经验告诉我们,喝了很多酒的人最烦人家说他喝醉了,即便一个人已经喝得东倒西歪,我们还要夸他海量呢!第二种是描述,相比较而言,第二种比较容易接受。

  关于负面反馈,有一个成熟的模式,即图3中的BEST法则:

  ①描述行为。明确清楚地告诉他到底做了些什么,利用实际的例子,不是简单概括,用客观和明确的词语描述行为。

  ②表达后果。直接地表达感觉或对状况的反应,用平和的语气去表达,并询问对方的感觉或反应 。

  ③征求意见。 询问员工的意见或提出认为应该继续的行为或要更改的行为,建议要具体,是针对个人的行为而非其个性。

  ④以积极的方式结束 。向他指出该行为改变后的积极效果,对个人带来什么好处。

  例如一名员工在准备一份提交给客户的资料时搞错了一个数据,经理发现了,打算给一个负面的反馈,经理是怎样做的呢?

  首先,向员工描述错误行为的事实。B:“小王,你做的这份资料里有一个数据错了,这个数据是?。”

  其次,向员工阐述这种行为可能带来的不良后果。E:“提交给客户的每一份文件都是客户了解我们的窗口,如果你是客户,你想想看,如果你发现公司给你的资料有错误,你会对这家公司形成怎样的印象?所以说我们的每一个行为都会影响我们在客户心中的形象。”

  接下去,征求员工对于改正错误的意见。S:“小王,你说该怎么办吧?”

  最后,鼓励员工的改进措施对于公司的价值。T:“对!如果我们每个人每时每刻都能这样做,这对于公司是非常重要的。

  BEST法则又叫“刹车”原理,是指在管理者指出问题所在,并描述了问题所带来的后果之后,在征询员工的想法的时候,管理者就不要打断员工了,适时地“刹车”,然后,以聆听者的姿态,听取员工的想法,让员工充分发表自己的见解,发挥员工的积极性,鼓励员工自己寻求解决办法。最后,管理者再做点评总结即可。

  2.辅导中提问的技巧

  绩效辅导中,如何提问也是很重要的,高效的经理通过提问题,帮助员工思考,让员工自己找答案。下面是一些提问的技巧:

  ① 当你没有准备好听取回答的时候,不要提问。有时候,人们在提出问题时只愿意听到他们心目中的理想答案。比如,如果你确实不愿意听到别人说你是个不好的经理,那么就不要问:“你认为我是个好经理还是个不好的经理?”当你问一个问题的时候,必须要愿意尊重所得到的任何问答,并且不要有过激反应。

  ② 以“为什么”开头的问题容易让人们产生防御心理。这只是语言中的一个怪异的现象而已。你可以用不容易引起防御心理的说法来代替“为什么”这个词。比如,与其说“为什么你经常迟到?”倒不如试试“是不是在来上班的路上发生了什么特别事情,使你不能准时到达?”你注意到感觉上的不同了吗?

  ③ 不要用问题来间接表达你的意思。这是父母对孩子经常用的一种技巧,因此被认为带有操纵性,还给人屈尊的感觉。比如,“你不觉得自己应该更加勤奋地完成工作吗?”这是反问句——貌似问句,而实际上起到了陈述句的作用。听话人对这句话的理解是“我想要你更加勤奋地工作。”用来起到陈述或要求作用的问句会引起员工的不信任感。

  ④ 避免复合问句。复合问句包含几个部分,实际上是几个问句合在一个句子里。复合问句很让人迷惑,并且容易得到低质量的回答。例如:“你为什么周五经常迟到,而周三经常早退呢?”这就是两个问题,而且你不可能两个问题都得到很好的答案。把几件事情分开,让问题变得简单详细。

  ⑤ 对方在回答问题时,不要打断他。这是一个总的原则,但也有一些例外。如果对方的回答过火了,完全离题了,或者带有侮辱和污蔑性质的时候,你就可以打断他,并重新调整谈话的重心。打断对方的时候态度要友善,调整谈话重心的时候不要表现出失望情绪。

  3.辅导中纠正员工错误的技巧——“五分钟为什么”

  绩效辅导中,如何帮助员工分析问题,找出问题的根源,并提出解决方案,是经理必备的技能,“五分钟为什么”是个一个很好的方法。

  所谓五分钟就是针对员工出现的问题,连续问为什么,员工提出一个解释,就问一个为什么?直到不能问为止。这样做经理会显得比较强势,会给员工造成压力。前面我们也提到,以为什么开头容易让人产生防卫心理,所以,使用这个技巧的时候,要事先和员工说明,告诉员工我们会采用这种方法一起来找到问题的答案,而不是追究责任。给员工一个放松的心情来配合你完成这个工作。

  这里有一个案例:杰弗逊大厦的故事。据说美国华盛顿广场有名的杰弗逊纪念大厦,因年深日久,墙面出现裂纹。为能保护好这幢大厦,有关专家进行了专门研讨。 最初大家认为损害建筑物表面的元凶是侵蚀的酸雨。专家们进一步研究,却发现对墙体侵蚀最直接的原因,是每天冲洗墙壁所含的清洁剂对建筑物有酸蚀作用。而每天为什么要冲洗墙壁呢?是因为墙壁上每天都有大量的鸟粪。为什么会有那么多鸟粪呢?因为大厦周围聚集了很多燕子。为什么会有那么多燕子呢?因为墙上有很多燕子爱吃的蜘蛛。为什么会有那么多蜘蛛呢?因为大厦四周有蜘蛛喜欢吃的飞虫。为什么有这么多飞虫?因为飞虫在这里繁殖特别快。而飞虫在这里繁殖特别快的原因,是这里的尘埃最适宜飞虫繁殖。为什么这里最适宜飞虫繁殖?因为经常开着窗户,阳光充足,大量飞虫聚集在此,超常繁殖?

  由此发现解决的办法很简单,只要拉上整幢大厦的窗帘。此前专家们设计的一套套复杂而又详尽的维护方案也就成了一纸空文。 我们处理问题,若能透过重重迷雾,追本溯源,抓住事物的根源,往往能够收到四两拨千斤的功效。
 
 

   
出处: 网络  
发布者: 此木为柴 打印】【关闭
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